重點摘要： 多數人的候選人筆記是履歷的複寫本，而履歷本來就在檔案裡。真正該記的是「下一次對話用得到、而且別的地方查不到」的東西：判斷的依據、他自己講的原話、時間點、以及你當下看到的風險。這篇給四類該記的內容、三類不該記的，以及一個兩分鐘就寫得完的格式。
一份好的候選人筆記，判準只有一個：半年後打開它，你能不能不重讀履歷就直接接上對話。
用這個標準檢查，多數人的筆記都不合格。因為記下來的內容，履歷上都有。
為什麼這件事跟收入直接相關
招募的複利有很大一部分來自時間差。
今天不想動的人，兩年後可能剛好在看。一個判斷過、也實際接觸過的人選名單放越久越有用，前提是你還記得當初為什麼判斷他不錯、他在意的是什麼。你對這些人的理解與彼此的關係，就是你自己的人才池，也是這一行少數真正帶得走的資產之一，〈做招募能累積什麼〉那篇把四類資產拆得更完整。
沒有筆記的話，兩年後你只會剩下一個名字跟一份過期的履歷，等於從零開始。
該記的四類
第一類：判斷的依據，不是判斷的結論。
寫「不錯」沒有用，因為半年後你不知道當初是哪裡不錯。要記的是支撐那個結論的具體事實：他在那個專案裡實際負責哪一段、遇到什麼卡點、試過什麼沒用的做法。
這一類也是最耐放的。技術會換、公司會換，但「這個人講得出失敗分支」這個觀察會一直有效。
第二類：他自己講的原話。
特別是關於動機的那幾句。「想換是因為現在學不到新東西」跟「想換是因為主管換了」，指向完全不同的機會類型。轉述會走樣，原話不會。
一句就夠，加引號記下來。下一次開場直接用得上。
第三類：時間點。
什麼時候聊的、他當時說多久之內想動、有沒有提到什麼會改變決定的事（年終、專案結束、家庭因素）。時間點決定了你下一次該什麼時候聯絡，而這正是「當下沒成、後來成了」那一類案子的關鍵。
第四類：你當下看到的風險。
薪資期待的落差、通勤距離、對某種團隊型態的明顯排斥。這些在推薦時要用，在 offer 階段更要用。招募的價值有很大一部分在提早發現風險，記下來才提早得了。
不該記的三類
履歷上已經有的。 學歷、公司名、任職期間、技術關鍵字。複寫一次不會讓你更懂他，只會讓筆記變長到你不想打開。
沒有依據的印象。 「感覺不太積極」這種寫法在半年後完全無法使用，因為你不記得是哪句話讓你這樣覺得。要嘛寫出當時的具體場景，要嘛不要寫。
個人生活的敏感細節。 婚育狀況、健康、家庭經濟這一類，即使對方主動提到，也不該進到工作紀錄裡。這既是分寸問題，也牽涉到個人資料的使用界線。真正要記的是它對時間的影響（例如「三個月內不方便換」），不是原因本身。
一個兩分鐘寫得完的格式
筆記太複雜就不會寫，所以格式要短。實務上這五行就夠：
- 一句判斷 ＋ 一個支撐它的具體事實
- 他關於動機的原話（一句，加引號）
- 時間：什麼時候聊的、他說多久內想動
- 風險：最可能卡住的那一件
- 下一步：什麼時候、用什麼理由再聯絡
最後一行最常被省略，也最重要。沒有「下一步」的筆記，實務上等於沒有記。
通話前的準備跟通話後的紀錄是同一套動作的兩端，電話前那 10 分鐘怎麼收攏脈絡，〈打電話前的 10 分鐘〉裡有完整流程。
用 AI 整理筆記的安全界線
這是少數可以放心交給 AI 的場景，因為原始材料是你自己產出的。
可以交出去的是整理：把通話後的零散片段整理成上面那五行、把幾次對話的重點合併成一份摘要、把一份長筆記濃縮成下次開場用得到的三句話。這幾件事你當場看得出來對不對，出錯的成本很低。
不能交出去的是判斷：這個人適不適合這個團隊、要不要推、薪資期待合不合理。它產出的是推論不是判斷，因為它不承擔後果。這條界線在〈如何讓 AI 成為你的研究助理，而不是替你下招募結論〉裡有更完整的分界。
還有一件事要注意：候選人的個人資料要照約定的用途使用，不要把可辨識的個資丟進沒有把握的工具裡。這一點跟你怎麼記筆記同樣重要。
Choc Chiang｜WeFer Co-Founder
Choc 有 7 年招募產業背景，獵頭時期從顧問一路晉升到主管、帶領顧問團隊，主攻中高階產業開發（醫療、能源、工業、B2B Tech），多次成為公司 Top Biller（業績排名第一的顧問）。2024 年共同創辦 WeFer，主導 product、business growth 與 AI 工具開發。
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常見問題
Q：每通電話都要寫筆記嗎？
A：有實質內容的都要，但格式要短到你願意寫。五行、兩分鐘。寫不完整比沒寫好，因為半年後你需要的通常只是那一句原話跟那一個時間點。
Q：候選人筆記要注意哪些個資界線？
A：筆記裡通常會有能辨識到本人的資訊，實務上就當成個人資料來處理。原則是照當初告知的用途使用、不記與工作無關的敏感細節、不轉給不相關的第三方。最簡單的自我檢查是：這一行如果被當事人看到，你講不講得出記它的理由；涉及具體法遵界線，依客戶或自己公司的規範確認比較保險。
Q：這份名單是我的還是平台的？
A：這裡說的資產是你對人選的理解與彼此的關係，那一份在你身上、跟著你走。平台端的職缺與客戶關係由 Key Account（WeFer 對口企業客戶的窗口）團隊負責，兩者是不同的東西。
Q：多久回頭整理一次比較好？
A：比起定期大整理，更有效的是每次通話後就補完那五行。真的要定期做的話，回頭掃「下一步」那一行有沒有到期，比重讀全部筆記有效率得多。
Q：AI 可以幫我整理嗎？
A：整理可以，判斷不行。摘要、合併、濃縮這幾件事你當場看得出來對不對；要不要推這個人、他適不適合這個團隊，那是要承擔後果的決定，不能外包。另外可辨識的個資不要丟進沒有把握的工具。
參考資料與延伸閱讀
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